EXCEL EM COMPRAS – FUNCOES PARA O DIA-A-DIA DO COMPRADOR

6 minutos

CURSO DE EXCEL EXECUTIVO PARA COMPRADORES

 

 

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Um bom comprador, sabe como ninguém operar o MS Excel, é a melhor forma:

  • de aumentar a Produtividade
  • de tomar decisões com Assertivade
  • de gerenciar Informações da carteira

O Excel em Compras é uma ferramenta essencial por possibilitar gestão de dados complexos, cálculos rápidos e eficientes e, principalmente possibilitar determinar de forma EXECUTIVA resultados e estratégias consolidadas.

Existem diversas funções e fórmulas no MS Excel que facilitam muito a vida com comprador.

E definitivamente 3 ações são significativamente otimizadas com a utilização do MS EXCEL.

  • Consolidação EXECUTIVA de Resultados
  • Construção de Cenários de OPORTUNIDADES
  • Monitoramento da aderência das ESTRATÉGIAS

Em Compras, também 3 atividades são altamente impactadas quando um profissional utiliza o MS EXCEL de forma hábil para executa-las, são elas:

  • Spend Analysis
  • Sourcing Decision
  • Composite Evaluation

SPEND ANALYSIS | GESTÃO EXECUTIVA DA CARTEIRA

excel em compras

 

Link: Sourcingalternatives

Spend Analysis possibilita:

  • Identificar oportunidades de redução de custos
  • Priorizar ações para uma abordagem estratégica de compras

Com o Spend Analysis é possível identificar todos gastos da Organização, classificando de diversas formas como:

  • Categorias
  • Fornecedor
  • Relacionamento poder de barganha
  • Processos de aquisição
  • Produto onde monta
  • Etc…

Uma boa análise abre uma infinidade de desmembramentos de atividades como:

  • Priorização de categorias críticas
  • Identificar oportunidades de redução de custos
  • Melhorias de processos

Se diferencia quem consegue identifica-las de forma hábil.

FUNÇÕES E FÓRMULAS MAIS UTILIZADAS EM SPEND ANALYSIS 

Existe uma infinidade de funções e fórmulas para um bom Spend Analysis, conheça algumas funções e fórmulas como:

  • SUBTOTAL
  • SOMASE
  • CONT.SE
  • PROCV
  • SOMARPRODUTO
  • ATINGIR META
  • REMOVER DUPLICADAS
  • TABELA DINÂMICA

Dominá-las é o inicio para um bom desempenho, mas pense como usá-las com assertividade, tornando a planilha simples e prática.

SOURCING | DECISÃO ASSERTIVA DE FORNECIMENTO

Link: Universe-trading.com

Sourcing é uma analise aprofundada do custo total de aquisição de cada família de produtos em uma carteira de compras.

Trata-se de uma forma de tomar decisão da melhor fonte de fornecimento, através de:

  • Mapeamento do Mercado
  • Cotações FOB
  • Custos de Frete
  • Especificações de Materiais
  • Níveis de serviço
  • Mercado Fornecedor
  • Nível de Qualidade
  • Nível de Estoque

Sourcing é um processo de tomada de decisão e, com uma boa análise de Sourcing é possível:

  • Revisar todos os custos externos que afetam os produtos finais
  • Identificar custos internos de utilização desnecessários ou otimizáveis
  • Avaliar custos financeiro em excesso e como mitiga-los
  • Determinar custos logísticos que podem ser otimizados
  • Reconhecer otimizações na estrutura de custo dos produtos

É diferenciado o comprador que conseguem integrar o nível de complexidade de dados de forma simples e executável, possibilitando tomada de decisões.

FUNÇÕES E FÓRMULAS MAIS UTILIZADAS EM SOURCING 

  • MÉDIASE
  • SE
  • VPL
  • POTÊNCIA
  • PROCV
  • FORMATAÇÃO CONDICIONAL
  • VALIDAÇÃO DE DADOS
  • TABELA DINÂMICA

COMPOSITE INDEX | INTELIGENCIA DE MERCADO E COMMODITIES

Link: Nasdaq.com

Antecipar notícias boas e ruins é um habilidade necessária na área de compras. O aumento de uma COMMODITIE, uma revisão de CÂMBIO, devem ser simuladas e confrontadas com o impacto nos itens comprados. Esta antecipação pode ser vista com a análise de COMPOSITE.

Basicamente Composite é organizar seu item/componentes nos principais drivers de mercado que podem impact´-lo como:

  • Câmbio (dolár, euro, etc.)
  • Commodities (aço, petróleo, milho, combustível, etc.)
  • Inflação (labor, energia, etc.)

Dominando o cost breakdown dos seus produtos e os drivers que possibilitam, tanto preparação para um aumento como antecipação às negociações de uma redução, são cruciais. O COMPOSITE INDEX possibilita ações como:

  • Antecipar tecnologias alternativas
  • Simular impacto na carteira ao longo do ano ou período
  • Determinar a pressão de mercado e pleitos dos fornecedores
  • Avaliar ações de engenharia que possam mitigar ou potencializar resultados
  • Estimar impacto de custos antecipando ações na empresa

Quem tem informação e controle da informação tem um poder inestimado nas mãos, sai do ambiente de surpresa e reativo e coloque inteligência e proatividade na sua carteira com Composite Index e MS EXCEL.

FUNÇÕES E FÓRMULAS MAIS UTILIZADAS EM COMPOSITE INDEX

  • MÉDIASE
  • SOMA.SE
  • SE
  • PROCV
  • DESVPAD
  • FORMATAÇÃO CONDICIONAL
  • TABELA DINÂMICA
  • GRÁFICO DINÂMICO

 7 FUNÇÕES E APLICAÇÕES NO MS EXCEL

As funções a seguir ajudarão você com “insights” para otimizar a análise da sua carteira de compras.

1 – SUMIF, SUMPRODUCT ou SOMASE, SOMARPRODUTO

Você consolida suas informações de forma gerencial tendo a resposta em 2 segundos ou toda vez que é solicitada uma informação você precisa de 1h para apresentá-la?

Saber consolidar informações é essencial na área de compras, informação gerencial para tomada de decisão de forma simplificada auxiliará você em alinhamentos com stakeholders e facilitará a tomada de decisão do TOP MANAGEMENT.

Como funciona o SOMASE:

Como funciona o SOMARPRODUTO:

 

2 – SUBTOTAL

Você sabe através de uma planilha com dados puros mapear e analisar um Total Spend em apenas 2 minutos ou este trabalho demandaria mais 1h?

Fazer análise faz parte do dia a dia do setor de compras e esta demanda recai inevitavelmente ao comprador. Saber avaliar planilha de outras pessoas, com diversas categoria, diversos fornecedores, deve ser uma habilidade necessária, afinal, nem sempre é disposto tempo para uma análise profunda para uma decisão.

Como funciona o SUBTOTAL:

3- REMOVE DUPLICATE ou REMOVER DADOS DUPLICADOS

Você tem um bill of material de 60 produtos finais da sua empresa, cada produto tem 14 itens, como criar uma lista única de raw material para um Spend Analysis?

Traduzir informações de outras área é uma habilidade essencial de compras, receber um bill of material, uma lista de pedidos, uma lista de forecast de produção é normal.

Agora como tornar esta informação plausíveis de serem manuseada em um ambiente de Spend Analysis?

Com Remover dados duplicados, SOMASE, SOMARPRODUTO e SUBTOTAL isso já é possível.

Como funciona o REMOVER DADOS DUPLICADOS:

4 – PROCV, VLOOKUP, INDEX(MATCH), INDICE(CORRESP) | FUNÇÕES EXCEL EM COMPRAS

Você tem uma tabela de preços e uma outra tabela de volume, como você consolida ambas as informações em uma única tabela?

Você imprimi a lista de preços e digita uma a um na tabela de volumes?

As funções tanto de PROCV como de INDICE(CORRESP) facilitam muito este trabalho e se comprar com a digitação um a um é um economia de 1.000x em tempo.

Além é claro da garantia do valor correto está contido na célula certa.

Como funciona o PROCV:

Como funciona o INDICE(CORRESP):

5- FORMATAÇÃO CONDICIONAL | FUNÇÕES EXCEL EM COMPRAS

Você constrói planilha amigáveis ou planilha que só você entende? Você pinta as células com vermelho e verde para negativo e positivo ou sua planilha faz isso automaticamente?

Bem, o conceito de trabalho em equipe também consiste em se comunicar bem e facilitar o entendimento dos seus stakeholders.

Utilizar formatação condicional, é uma forma de tornar os dados amigáveis, deixando claro informações através de cores.

Quantas vezes você não teve que responde para alguém que o sinal “-“ é redução de preço?

A formatação condicional facilita sua vida e das pessoas que você trabalha, aprenda a utilizá-la.

Como funciona a FORMATAÇÃO CONDICIONAL:

 

6- ATINGIR META | GOAL SEEK | FUNÇÕES EXCEL EM COMPRAS

Qual o % que você deve reduzir para atingir exatamente R$113.654?

Você digita diversos valores até chegar a algo mais próximo do valor procurado ou faz isso automaticamente em 5 segundos?

É habilidade de um bom comprador determinar com precisão percentuais e saving absolutos, com variáveis de volume e preços você pode de forma simples, através do ATINGIR META definir o breakeven point e definir claramente seu objetivo específico.

Como funciona o ATINGIR META:

 

7- TABELA DINÂMICA | PIVOT TABLE | FUNÇÕES EXCEL EM COMPRAS

Você tem uma planilha com diversos fornecedores, diversos part numbers, e dados de volume e preço, quanto tempo para você identificar quanto part numbes por fornecedor com total spend?

É possível com SOMASE e REMOVER DUPLICADAS fazer isso, mas demandará 10x mais tempo.

A tabela dinâmica possibilita além de mais rapidamente fazer isso, não é necessário construir um modelo gerencial.

Em geral ela não ficará tão amigável, mas lhe dará informações e possibilidade de análise em tempo record.

Como funciona a TABELA DINÂMICA:

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11 Resultados

  1. Edgar disse:

    Boa apresentação.

  2. Carlos Fontana disse:

    Boas dicas.

  3. Adriana disse:

    Muito Bom!

  4. Karen Fernandes disse:

    Como faço para saber o preço do curso?

  5. Fatima disse:

    Tenho interesse em fazer o curso Excel Executivo em Compras.

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